Chiunque lavori nel settore delle risorse umane ha vissuto questa situazione a un certo punto della sua carriera.Siete in procinto di assumere una persona per un nuovo ruolo e siete nelle fasi finali, quando arriva l’ingombrante compito di verificare i suoi dati.
Questo significa una grande quantità di documenti e di scambi di informazioni con il potenziale candidato, che possono causare ritardi e frustrazione sia per voi che per il candidato.
Il processo di assunzione e di onboarding è solo un esempio di come la verifica dell’identità svolga oggi un ruolo critico nelle moderne pratiche HR. I servizi di verifica sono sistemi o processi utilizzati per confermare l’autenticità e l’accuratezza delle informazioni fornite da individui o entità. Per quanto riguarda le risorse umane, ci sono diversi tipi di richieste di questo tipo, tra cui le buste paga o persino l’assistenza ai dipendenti quando si tratta di fornire una verifica del reddito e dell’occupazione per la richiesta di un mutuo o di un prestito.
In vista del 2025, i responsabili delle risorse umane dovrebbero chiedersi come semplificare il processo di verifica dell’identità. Non solo per contribuire ad alleviare le frustrazioni appena citate, ma anche perché la verifica dell’identità può svolgere un ruolo significativo nel favorire il benessere dei dipendenti. Ciò è particolarmente vero se si considera che una ricerca condotta all’inizio di quest’anno ha dimostrato che il 62% dei responsabili delle risorse umane riconosce che i vantaggi offerti non soddisfano le reali esigenze dei dipendenti o sono utili solo per una parte della forza lavoro.
In che modo i responsabili delle risorse umane possono pensare di promuovere la verifica dell’identità senza soluzione di continuità? La risposta sta nella tecnologia, in particolare nella digitalizzazione. Ritengo che la digitalizzazione sia una forza di trasformazione quando si tratta di efficienza operativa, di esperienze migliorate e di aiutare a reclutare e trattenere i migliori talenti. È fondamentale anche quando i professionisti delle risorse umane devono occuparsi di compiti come questo da remoto.
I cinque principali vantaggi della digitalizzazione dei servizi di verifica nelle risorse umane
1. Maggiore efficienza e velocità: La digitalizzazione delle verifiche aumenta notevolmente l’efficienza e la velocità. I sistemi automatizzati possono elaborare grandi volumi di dati in modo rapido e accurato. Ad esempio, i sistemi di verifica dell’identità digitale possono autenticare l’identità di un candidato in tempo reale, riducendo il tempo necessario per l’inserimento di nuovi dipendenti. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma migliora anche l’esperienza complessiva del candidato, rendendo il processo di assunzione più fluido ed efficiente.
2. Maggiore precisione e riduzione degli errori: I processi di verifica manuali sono soggetti a errori. La digitalizzazione riduce al minimo questi errori automatizzando il processo di verifica. Tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (ML) analizzano i dati con grande precisione, garantendo che le informazioni siano accurate e affidabili. Questo migliora l’integrità del processo di verifica e crea fiducia tra i dipendenti e le parti interessate. Inoltre, queste tecnologie possono apprendere e migliorare continuamente, riducendo ulteriormente la probabilità di errori nel tempo.
3. Maggiore sicurezza: La sicurezza è fondamentale nei processi di verifica, soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili sui dipendenti. La digitalizzazione offre misure di sicurezza solide, difficili da ottenere con i processi manuali. I sistemi di verifica digitale spesso incorporano crittografia, autenticazione biometrica e autenticazione a più fattori (MFA) per proteggere i dati da accessi non autorizzati e frodi. Ad esempio, i metodi di verifica biometrica, come la scansione delle impronte digitali e il riconoscimento facciale, offrono un livello di sicurezza superiore rispetto ai sistemi tradizionali basati su password. Queste misure garantiscono che le informazioni sensibili rimangano sempre protette.
4. Garantire la conformità: Molti settori hanno requisiti normativi rigorosi in materia di verifica dei dipendenti. L’implementazione di solidi processi di verifica dell’identità aiuta le organizzazioni a rispettare queste normative, evitando problemi legali, potenziali multe e garantendo l’aderenza agli standard di settore.
5. Creare fiducia e trasparenza: Un solido processo di verifica dell’identità promuove una cultura di fiducia e trasparenza all’interno dell’organizzazione. I dipendenti si sentono più sicuri sapendo che le loro informazioni personali e i dati dell’azienda sono protetti, il che aumenta il morale e la fiducia sul posto di lavoro. Inoltre, le efficienze ottenute grazie alla digitalizzazione di questi processi e sistemi consentono al team delle risorse umane di concentrarsi su compiti più strategici o su quei processi che sono più difficili da digitalizzare.
Gli strumenti digitali giusti
Per quanto riguarda l’approccio alla digitalizzazione dei servizi di verifica, i responsabili delle risorse umane dovrebbero collaborare con i team interni di dati e tecnologia. Il primo passo è comprendere le esigenze specifiche delle risorse umane e definire obiettivi chiari. Poi è fondamentale selezionare gli strumenti e la piattaforma digitale giusti, che si integrino perfettamente con i sistemi HR esistenti. Una fase spesso dimenticata è la formazione dei team sull’utilizzo dei nuovi strumenti digitali. Ciò contribuirà a garantire un’adozione senza problemi e a ridurre al minimo gli errori. Dopo l’implementazione, è fondamentale monitorare le prestazioni dei processi di verifica digitale e apportare le necessarie modifiche. Questo aiuta a identificare le aree di miglioramento e a garantire l’efficacia del sistema.
In definitiva, l’adozione di tecnologie di verifica digitale posizionerà i professionisti delle risorse umane all’avanguardia dell’innovazione e consentirà loro di essere a prova di futuro. Abbracciando la digitalizzazione, le risorse umane possono snellire i processi di verifica, creare fiducia con gli stakeholder e posizionare l’organizzazione per un successo a lungo termine in un mondo sempre più digitale.
