Approcci innovativi al feedback del team dopo un progetto

Vi è mai capitato di essere coinvolti in un progetto ad alto rischio con molti elementi in movimento e scadenze ravvicinate? Lavorare con un team numeroso può essere complicato, soprattutto se si tratta di un progetto di questa portata per la prima volta.

Una collaborazione massiccia

Di recente abbiamo portato a termine un progetto che coinvolgeva 100 persone per un famoso franchise di giochi. Il progetto ha richiesto sei mesi di lavoro ed è stata un’esperienza completamente nuova per noi. Nove team hanno condotto le proprie retrospettive prima della revisione finale. Dopodiché, 25 persone (compresi i rappresentanti di ciascun team e il senior management) hanno partecipato a una sessione online di 4,5 ore per riflettere sull’intera esperienza.

È stato lanciato un progetto su una nota IP di gioco, che ha coinvolto circa 100 persone. L’azienda non aveva mai fatto nulla di simile prima. Ci sono voluti circa sei mesi per completare il progetto. Nove team hanno tenuto retrospettive preliminari nei rispettivi gruppi. La revisione di 4,5 ore è stata condotta online da 25 partecipanti, tra cui manager e rappresentanti di tutti i team coinvolti.

La sfida che abbiamo affrontato

La retrospettiva si è svolta in due fasi e, dato il numero elevato di partecipanti, ha richiesto circa un mese dall’inizio alla fine.

Durante la preparazione abbiamo affrontato tre sfide principali:

1. Coordinamento del team: I partecipanti sono stati coinvolti nel progetto in varie fasi. Alcuni team non hanno interagito direttamente, ma hanno influenzato indirettamente il lavoro degli altri. Alcuni team si sono uniti a metà del processo. È stato difficile prendere decisioni in tempo reale perché molte questioni critiche riguardavano più team.
2. Organizzazione della discussione: Sembrava impossibile riunire così tante persone, tenere conto di tutti i feedback e condurre una discussione efficace.
3. Inizialmente avevamo previsto di ricorrere a esperti esterni a causa delle preoccupazioni relative al carico di lavoro. Dopo due settimane di pianificazione e trattative interne, siamo stati costretti ad affrontare l’intero progetto da soli. A causa di vincoli di tempo e di problemi con la documentazione, non è stato possibile contattare il secondo formatore. L’evento è stato offerto da un importante fornitore a un prezzo elevato, ma non è stato possibile rispettare la scadenza.

Le soluzioni

Mentre negoziavo con gli appaltatori, ho sviluppato lentamente un piano per ottenere i risultati desiderati. Una volta chiaro che avremmo dovuto lavorare in modo indipendente, abbiamo sviluppato una tabella di marcia.

1. Creare un modello: Struttura per i team per analizzare il loro lavoro, le sfide interne ed esterne e i risultati principali in 1,5 settimane.
2. Sviluppo di un quadro di collaborazione: mentre i team eseguivano le analisi interne, ho sviluppato un approccio strutturato alla discussione tra i team, che coprisse i processi di lavoro e le sfide intersettoriali, nonché le soluzioni forti che potevano essere implementate.
3. Ho ospitato una sessione di 25 persone: Abbiamo rispettato le scadenze con l’aiuto di un facilitatore interno e abbiamo svolto una valutazione approfondita delle sfide nelle varie fasi del progetto.
4. Condivisione dei risultati: Abbiamo documentato le intuizioni chiave e le abbiamo condivise con tutti i partecipanti al progetto. Sono stati distribuiti gli artefatti e sono state inviate note di ringraziamento alle parti interessate.

Dietro le quinte

Ecco una panoramica dell’incontro per i colleghi delle Risorse Umane:

• Riscaldamento: Per avviare una riflessione emotiva e ricordare i momenti chiave, abbiamo iniziato valutando la complessità del progetto.
• Ricostruzione della timeline del progetto: ogni team ha ricreato le tappe principali tracciando le proprie responsabilità e il proprio coinvolgimento. Ha chiarito le sovrapposizioni, i passaggi di consegne e le dipendenze tra i team.
• I team sono stati preorganizzati in modo da massimizzare le intersezioni tra loro. Hanno discusso le sfide specifiche associate alle diverse fasi della timeline.
• Definizione delle priorità e analisi delle cause principali: Abbiamo identificato le cause principali delle sfide più importanti. Poi, abbiamo formulato i passi per risolverle.
• Abbiamo registrato le espressioni di ringraziamento e riconosciuto i collaboratori chiave durante la discussione. La chiave era creare un’atmosfera costruttiva e positiva.

Aree di miglioramento

C’è sempre spazio per i miglioramenti, anche se la retrospettiva è stata in gran parte un successo. Quello che farei in modo diverso la prossima volta è:

1. Pianificare prima: Ritardare la pianificazione della retrospettiva fino a dopo il lancio ha aggiunto uno stress inutile. La prossima volta inizierei a pianificare a metà del progetto.
2. Coinvolgere prima i facilitatori esterni: avremmo potuto farne a meno, ma un facilitatore esterno avrebbe fornito nuove prospettive e ridotto il carico sulle nostre risorse interne.
3. La sessione dovrebbe essere più breve: 4,5 ore sono state lunghe. Sarebbe stato più facile gestirla se fosse stata suddivisa in sessioni più piccole.
4. Follow-up più coerente Avremmo potuto fare di più per garantire la responsabilità.

Principali risultati

Durante la retrospettiva i partecipanti hanno rivissuto il loro percorso progettuale in un formato compresso. I team sono stati in grado di:

• valutare efficacemente il proprio lavoro
• Identificare le opportunità di crescita
• Riconoscere i propri punti di forza e di debolezza

Il processo è stato intensamente emotivo ma estremamente produttivo. Tutti hanno trattato i disaccordi con rispetto e hanno trovato il modo di mostrare apprezzamento reciproco.

Il progetto è stato un successo e ha superato le nostre aspettative. Ha aperto nuove possibilità. La retrospettiva è stata fondamentale per trarre importanti insegnamenti. Siamo stati in grado di avviare la nostra prossima collaborazione con meno sforzo e due mesi prima. Non vediamo l’ora di affrontare nuovi successi e nuove sfide.

Riflessioni finali

Anche un mese dopo la conclusione del progetto, i membri del team hanno condiviso la loro gratitudine attraverso vari canali di comunicazione. Sono grato per l’opportunità di far parte di questo progetto stimolante.

Guardando indietro, sono pieno di gratitudine per aver preso parte a questo progetto stimolante. Non si è trattato solo di uno sforzo di collaborazione con una nota IP di intrattenimento. È stato anche uno sforzo collettivo. È stata la collaborazione tra loro a renderlo così memorabile.

Sono entusiasta del nostro prossimo progetto. Siamo più forti, più agili e più connessi grazie alle lezioni che abbiamo imparato. Chi lo sa? Chi lo sa?