Tutti i settori continuano a concentrarsi sulla facilitazione del lavoro remoto e ibrido. Sebbene ciò offra ai dipendenti la necessaria flessibilità, le principali piattaforme e infrastrutture hanno ancora molta strada da fare per essere davvero ottimali nel lungo periodo.
Se i lavoratori vengono lasciati soli per troppo tempo, possono sentirsi scollegati dai loro progetti e dalle operazioni quotidiane. Una grande quantità di attività e messaggi digitali può essere opprimente. Affinché i modelli remoti e ibridi funzionino in modo efficace, è necessario trovare un equilibrio tra questi scenari. Se non ci sono canali di sviluppo delle competenze e ticketing, il supporto e la formazione IT possono essere carenti.
In questo articolo esploreremo le comuni sfide informatiche che le aziende devono affrontare quando si tratta di lavoro a distanza e cosa possono fare per superarle.
Rumore di notifica
L’uso di piattaforme per la comunicazione tra i dipendenti, come Microsoft Teams e Slack, si è rivelato un fattore chiave per portare avanti i progetti mentre il personale era lontano dall’ufficio. Le notifiche ricevute 24 ore su 24, se non gestite correttamente, possono portare al disimpegno e al burnout dei dipendenti.
L’uso eccessivo dei canali può portare i dipendenti a essere sopraffatti e a interrompere il loro lavoro. La ricerca di Unily mostra che il 77% dei lavoratori del Regno Unito e degli Stati Uniti trova le notifiche al lavoro fonte di distrazione. Quasi la metà (48%) viene distratta dai propri compiti ogni mezz’ora.
Le aziende dovrebbero utilizzare strumenti di pianificazione per bloccare il tempo dedicato al lavoro profondo, al fine di ridurre la potenziale perdita di produttività che potrebbe essere causata dal tenere traccia di notifiche e messaggi su più app. Per stabilire ulteriori limiti, le piattaforme di posta elettronica e di messaggistica al di fuori dell’orario di lavoro dovrebbero essere ridotte al minimo.
La personalizzazione della priorità delle notifiche può essere un ottimo modo per migliorare l’esperienza. Ad esempio, si possono separare i messaggi inviati tramite l’intero canale da quelli inviati direttamente dai colleghi e dai manager del reparto.
Lacune nella formazione IT
Quando si implementano nuove piattaforme e processi IT, possono verificarsi lacune nella formazione a causa di un possibile scollamento tra i lavoratori in remoto e quelli in ufficio. L’evoluzione della collaborazione digitale è essenziale per il coinvolgimento e l’innovazione. Tuttavia, non deve avvenire a spese dei dipendenti.
WFH Research ha rilevato che i lavoratori in remoto dedicano il 25% di tempo in meno allo sviluppo della carriera rispetto ai colleghi in ufficio. Può darsi che i manager passino più tempo in ufficio e non mettano da parte del tempo per dotare il personale remoto di competenze aggiornate. Anche se avete il tempo di formare i dipendenti remoti, sarà inutile senza le risorse online adeguate.
Oggi sono disponibili molti fornitori di formazione sul posto di lavoro che possono essere integrati nella pipeline di sviluppo della carriera. Tutti i contenuti formativi devono essere standardizzati per soddisfare gli obiettivi di un’organizzazione. Ciò è impossibile se si utilizzano fornitori diversi per i vari reparti.
L’SSO dovrebbe essere implementato nelle piattaforme HR o tramite link di posta elettronica per rendere tutte le risorse facilmente accessibili. Tutti i materiali didattici dovrebbero essere centralizzati in un unico sistema di gestione dell’apprendimento (LMS).
Come superare il pregiudizio di prossimità del management
Le valutazioni delle prestazioni sono ora parzialmente o completamente online. HR Magazine riporta che, mentre i manager si sforzano di essere impegnati con i dipendenti ovunque essi lavorino, la maggioranza dei dipendenti (21%) è preoccupata per i pregiudizi di prossimità, ovvero la preferenza per il personale che viene visto di persona rispetto a quello che lavora a distanza. La ricerca del Future Forum ha inoltre rivelato che
- Il ruolo dell’intelligenza artificiale nella collaborazione e nella comunicazione a distanza
si preoccupa soprattutto delle disuguaglianze che esistono tra i dipendenti in sede e quelli che lavorano fuori sede.
I check-in regolari sono essenziali per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti, sia all’interno che all’esterno dell’ufficio. Devono essere concordati in anticipo, anziché essere improvvisati. È importante fornire aggiornamenti sulle attività quotidiane, nonché commentare e collaborare digitalmente sui progetti in corso.
Le funzioni di riassunto dell’intelligenza artificiale integrate nelle piattaforme sono anche un ottimo modo per tenere i lavoratori in carreggiata se hanno perso riunioni o conversazioni. Implementando regolarmente queste misure, chi è fuori dall’ufficio non sarà più dimenticato.
Problemi di hardware
La risoluzione di problemi hardware durante il lavoro a casa è un’altra sfida informatica comune. Non è raro collaborare con fornitori di assistenza IT che possono occuparsi dei sistemi operativi del personale al di fuori dell’ufficio. Questi fornitori lavorano con più aziende contemporaneamente, il che può causare un arretrato e una domanda eccessiva.
Quando i computer portatili e gli altri strumenti non sono standardizzati, può essere difficile risolvere i malfunzionamenti. I computer portatili Windows hanno un pannello di controllo diverso da quello dei Macbook. È importante che i dipendenti forniscano un servizio su misura.
L’assistenza deve essere disponibile 24 ore su 24 per garantire l’aggiornamento e la sicurezza dei dispositivi e per risolvere i problemi informatici. I team di assistenza possono ridurre i colli di bottiglia utilizzando un sistema di ticketing che automatizzi la risoluzione dei problemi. Oltre ai tradizionali canali telefonici e di posta elettronica, dovrebbero essere disponibili anche chat video dal vivo.
Risolvere i problemi delle apparecchiature utilizzando un sistema combinato di ticketing e comunicazione permette di minimizzare i problemi il più rapidamente possibile. La necessità di nuove apparecchiature sarà determinata più rapidamente.
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Controllo delle spese del personale
Infine, ma non meno importante, è necessario affrontare la mancanza di trasparenza quando si tratta di spese per software e attrezzature. Le aziende globali dovranno anche gestire le spese in valute diverse. I protocolli varieranno da un’azienda all’altra, ma tutti dovrebbero mirare a un rapido rimborso delle spese e a uno stretto controllo basato su infrastrutture concordate.
Le spese dei dipendenti remoti possono includere viaggi, intrattenimento e attrezzature informatiche. Un sistema di gestione delle spese digitali è essenziale per tenere sotto controllo le spese e i rimborsi. Spesso è incluso nella piattaforma di payroll utilizzata dall’azienda.
Un sistema di questo tipo aiuta a prevenire le frodi e a ridurre al minimo le complicazioni finanziarie. Il team finanziario, così come i dipendenti coinvolti in ogni transazione, possono vedere la tracciabilità in tempo reale. Questo aiuterà a colmare le lacune di visibilità che potrebbero altrimenti esistere nella gestione del personale remoto.
