Louise Senior è la direttrice di uno studio legale specializzato in immigrazione , Fragomen. Secondo l’autrice, le aziende devono stare al passo con la crescente digitalizzazione dei sistemi di viaggio e di immigrazione a livello globale. È importante prepararsi ora, comprendendo i cambiamenti in arrivo e informando i propri dipendenti. Questo aiuterà a ridurre al minimo le interruzioni dei viaggi e a garantire la continuità aziendale.
Il panorama attuale: Capirlo
Nel Regno Unito si stanno verificando due sviluppi fondamentali. I permessi di soggiorno biometrici saranno gradualmente eliminati. L’autorizzazione elettronica di viaggio viene ora estesa a tutti i visitatori che si recano nel Regno Unito senza un visto di visita.
Transizione ai visti elettronici
Il BRP è un vero e proprio documento che mostra lo stato del visto per tutti gli immigrati non europei che vivono nel Regno Unito. Questo include coloro che hanno il permesso di soggiorno a tempo indeterminato. I BRP saranno sostituiti da”eVisa” digitali entro il 31 dicembre 2024. Il processo di registrazione è già iniziato, richiede solo pochi istanti ed è completamente gratuito. Una volta rilasciato, il visto elettronico è accessibile tramite il sito web dell’UKVI. Gli individui possono utilizzare questo sito per generare codici azionari per verificare il diritto al lavoro o per aggiornare il loro eVisa se hanno apportato modifiche.
Lo schema ETA
L’ETA (Digital Travel Authorization) è un permesso che i visitatori del Regno Unito devono avere. L’ETA deve essere richiesto prima del viaggio, proprio come l’ESTA statunitense. Attualmente, l’ETA è richiesto a tutti i viaggiatori provenienti da Bahrain, Kuwait, Oman, Qatar, Arabia Saudita ed Emirati Arabi Uniti. Tuttavia, presto sarà esteso anche ad altri cittadini senza visto. I cittadini che non dispongono di un visto (eccetto quelli dello Spazio economico europeo) potranno richiedere l’ETA a partire dal 27 novembre 2024. Ciò anticipa la data di lancio, l’8 gennaio 2025. Per gli altri visitatori del SEE le domande saranno aperte il 5 marzo 2025, prima della data di attuazione del 2 aprile 2025. I cittadini britannici e irlandesi sono esenti da questi requisiti.
L’ETA costa solo 10 PS a persona ed è valido per 2 anni, o fino alla scadenza del passaporto. Una volta ottenuto, l’ETA consente di effettuare più viaggi in Gran Bretagna.
A cosa possono prepararsi le aziende?
- Sensibilizzazione
I professionisti delle risorse umane dovrebbero:
- Assicurarsi che l’intera azienda sia a conoscenza di tutti i diversi schemi e delle persone interessate;
- Determinare quali sono i dipendenti che viaggiano spesso per lavoro e per i quali la preparazione al viaggio e la registrazione per un visto elettronico sono fondamentali. Identificate anche i dipendenti che devono registrarsi per un visto e incoraggiateli a farlo immediatamente.
Le Risorse Umane devono anche prendere in considerazione:
- Inviare comunicazioni a tutti i dipendenti
- Pubblicazione di informazioni su Intranet
- Organizzare riunioni cittadine per vari gruppi itineranti
- Affiggere avvisi e pannelli informativi in ufficio o sul posto di lavoro.
- Pianificare le scadenze
Dopo aver sensibilizzato sull’importanza di promuovere la diversità, i professionisti delle risorse umane dovrebbero:
- Ricordare ai dipendenti date importanti e promemoria sui loro impegni.
- Incoraggiate i dipendenti a richiedere l’ETA o l’eVisas prima di partire per le vacanze.
- Pianificate l’aumento della domanda e i processi interni per gestirla.
- Coinvolgere le parti interessate
Una volta stabilite le tempistiche, i professionisti delle risorse umane devono:
- Impegnarsi con la leadership per determinare l’approccio aziendale (ad esempio, quali costi coprirà l’azienda e quali sono le responsabilità personali dei dipendenti);
- Considerare le implicazioni finanziarie dei cambiamenti di politica.
- Aggiornare le politiche scritte, se applicabili, ad esempio le politiche di viaggio, le politiche di prenotazione, le politiche di spesa;
- Collaborare con fornitori terzi, come travel desk o società di gestione viaggi, per garantire che i processi siano chiari e che forniscano ai dipendenti le informazioni necessarie.
- Verificare che il diritto al lavoro sia compilato correttamente. Verificare che le date di scadenza siano registrate correttamente.
4. Attuare i piani
I team HR possono compiere i seguenti passi finali:
- Considerare la possibilità di offrire linee telefoniche di emergenza o di assistenza durante le ore di chiusura degli uffici. Questo è particolarmente importante durante le festività e i primi mesi del nuovo anno.
- Determinare se i dipendenti riceveranno un’assistenza continua per il monitoraggio e il mantenimento dei loro permessi. Valutare se viene offerta assistenza per il monitoraggio della data di scadenza dell’ETA e per il controllo dei giorni di viaggio dei dipendenti in determinati Paesi.
Pianificare il futuro: 2025 e oltre
È importante che le aziende prendano le misure necessarie per garantire la mobilità e l’operatività dei dipendenti mentre ci avviciniamo alla fine dell’anno. Non solo il Regno Unito, ma anche chi viaggia in Europa potrà presto utilizzare il sistema ETIAS. Per gestire questi cambiamenti, è importante aumentare la consapevolezza e garantire che i dettagli chiave siano comunicati chiaramente al personale interessato. Le aziende possono ridurre l’ansia e lo stress adottando una strategia proattiva.
