Le Cause della Perdita di Produttività
La ricerca mostra che il lavoratore a tempo pieno medio perde 7,5 ore ogni settimana a causa di “Productivity Killers”: interruzioni disruptive e prevenibili come riunioni inutili, email non utili e distrazioni sul posto di lavoro.
In un momento in cui l’Italia cerca di recuperare i tassi di produttività superiori di altre economie comparabili, ciò si traduce in circa 19 milioni di giorni sprecati all’anno nella forza lavoro nazionale.
L’Impatto delle Disruption sui Dipendenti
La costante ondata di interruzioni sta avendo un impatto significativo sui dipendenti:
- Giorni lavorativi più difficili e lunghi: il 46% dichiara che compiti semplici richiedono più tempo del necessario.
- I dipendenti non si sentono in controllo: solo il 12% afferma di essere completamente in grado di fermare le interruzioni.
- Benessere e motivazione in calo: il 37% dichiara che le interruzioni aumentano stress e ansia.
Conseguenze per l’Engagement e la Retention
Non sorprende che l’engagement e la retention dei dipendenti soffrano a causa di questi impatti, con quasi la metà (42%) dei dipendenti che si sente insoddisfatta e il 21% che afferma che la propria organizzazione sta perdendo talenti.
Le aziende pagano anche un prezzo in termini di minore produttività e redditività: solo uno su tre dipendenti (31%) afferma che il proprio datore di lavoro è focalizzato sul massimizzare la produttività, mentre uno su dieci (13%) dice che l’azienda non è così redditiva come dovrebbe essere.
Un Campello d’Allarme per le Organizzazioni
La ricerca è un campello d’allarme per le organizzazioni che devono ottimizzare l’efficienza della loro forza lavoro in tempi economici difficili, oltre a trattenere meglio il personale in mezzo a una carenza critica di competenze e a un mercato del reclutamento altamente competitivo.
Le Aree Chiave da Affrontare
Ecco le aree chiave che le aziende devono affrontare per invertire la situazione:
Riunioni Inutili e Interruzioni Non Programmate
I dipendenti trascorrono l’equivalente di 23 giorni lavorativi all’anno in riunioni inutili o non produttive. Questo equivale a quasi il 10% del loro tempo. Nel frattempo, i lavoratori affermano che le prime tre interruzioni non pianificate provengono dalla richiesta di rispondere a email urgenti che non lo sono realmente (29%), chiacchiere non lavorative (28%) e visite al banco (21%) – seguite da richieste dell’ultimo minuto di “saltare su una chiamata” (18%). Queste interruzioni sono una caratteristica comune ma prevedibile del lavoro che i datori di lavoro devono affrontare urgentemente. Il primo passo è quantificare quanto tempo viene sprecato ogni giorno e qualificare il motivo.
Impatti Negativi sull’Esperienza dei Dipendenti
Con le interruzioni che fanno sì che compiti semplici richiedano più tempo per essere completati, il 50% dei lavoratori italiani afferma di dover lavorare straordinari regolarmente, contribuendo a un aumento dello stress e dell’ansia. Inoltre, il 32% non riesce a concentrarsi sul lavoro in corso, il 21% si sente meno motivato a lavorare duramente e, preoccupantemente, il 42% si sente insoddisfatto del proprio lavoro e del datore di lavoro. Questa situazione è insostenibile per le organizzazioni che devono trattenere e sviluppare il personale in modo più efficace. Deve diventare una considerazione chiave nella pianificazione per migliorare l’esperienza dei dipendenti e l’EVP (Employee Value Proposition) complessiva.
I Dipendenti Hanno Bisogno di Aiuto
Significativamente, un quarto dei dipendenti cerca di minimizzare il proprio tempo in modo più efficace ignorando i messaggi istantanei, rifiutando riunioni (19%) e dicendo di no a compiti extra che minacciano una scadenza esistente. Tuttavia, una maggioranza schiacciante (84%) sente di avere un controllo limitato sulle interruzioni. Nonostante il desiderio di sprecare meno del proprio giorno, i dipendenti spesso si sentono impotenti e molti di quelli che cercano di agire sentono di non poter affrontare i time drains da soli: hanno bisogno dell’esplicito accordo del loro manager per dare priorità a ciò a cui rispondono e quando.
I Manager Devono Fare di Più per Supportare il Flusso di Lavoro
Sfortunatamente, solo il 6% afferma che il proprio manager riconosce l’impatto delle interruzioni quando imposta e gestisce il carico di lavoro. Oltre un terzo (35%) dice che questo è a volte una considerazione, ma il 26% afferma che è raramente o mai preso in considerazione. È chiaramente arrivato il momento per i datori di lavoro di equipaggiare i manager con gli strumenti necessari per comprendere l’uso del tempo in modo più efficace e abilitare conversazioni più aperte e costruttive con i dipendenti.
Le Disruption Non Sono Solo una Frustrazione
La ricerca evidenzia che le continue interruzioni sul posto di lavoro non sono solo una frustrazione – influenzano direttamente il profitto attraverso una minore produttività, engagement e retention.
Le organizzazioni devono prendere il controllo dei nascoste time-wasters e supportare i manager per aiutare i dipendenti a gestire il loro lavoro in modo più efficace. La loro capacità di recuperare enormi volumi di tempo perso e liberare il loro pieno potenziale dipende da ciò.
Come Risolvere i “Productivity Killers”
1. Eliminare Riunioni Inutili
Ridurre il numero di riunioni e assicurarsi che ogni riunione abbia un obiettivo chiaro e un’agenda definita. Valutare criticamente la necessità di ogni riunione e considerare alternative come aggiornamenti via email o brevi chiamate.
2. Gestire le Email in Modo Efficiente
Implementare politiche per la gestione delle email, come orari specifici per controllare e rispondere alle email, e promuovere l’uso di strumenti di collaborazione che riducano la necessità di email non essenziali.
3. Minimizzare le Distrazioni sul Posto di Lavoro
Creare ambienti di lavoro che riducano le distrazioni, ad esempio designando aree tranquille per il lavoro concentrato e limitando le interruzioni non necessarie.
4. Formare i Manager sulla Gestione del Tempo
Fornire ai manager formazione sulla gestione del tempo e su come supportare i dipendenti nel ridurre le interruzioni e aumentare la produttività.
5. Promuovere una Cultura di Rispetto del Tempo
Incoraggiare una cultura in cui il tempo è rispettato e valorizzato, evitando interruzioni non necessarie e promuovendo il lavoro in blocchi concentrati.
Conclusione
In un mercato altamente competitivo e in continua evoluzione, affrontare i “killer della produttività” è essenziale per migliorare la produttività e la redditività delle aziende italiane. Implementando strategie efficaci per ridurre le interruzioni e supportare i dipendenti, le organizzazioni possono ottimizzare l’efficienza della loro forza lavoro e mantenere un vantaggio competitivo nel mercato.
